Find svaret.
Kom videre.

Vælg “Start gratis” og udfyld navn, firma, e-mail og adgangskode.

Acceptér salgs- og abonnementsbetingelserne og opret kontoen.

Firmaet aktiveres med det samme, og den første bruger bliver kontoejer og Administrator.

Åbn profilmenuen → Virksomhed og udfyld CVR, juridisk navn, adresse og kontaktoplysninger.

Administrator har adgang til hele kontoen: virksomhed, priser, billing, integrationer, medarbejdere og vagtplan.

Vagt Planner kan styre vagter, bemanding, kladder, timer og fravær, men ikke firma, betaling eller integrationer.

Medarbejder kan se planen, bruge “Vis kun mine vagter”, ønske og bytte vagter samt bruge egne time- og profilfunktioner.

Kontoejeren har alle Administrator- og Vagt Planner-rettigheder.

Åbn Lokationer i hovedmenuen og vælg “Tilføj lokation”.

Angiv navn, adresse og en farve, der gør stedet genkendeligt i kalenderen.

Klik på en eksisterende lokation for at rette oplysninger eller farve.

Vælg lokationen på vagten. Lokationsfilteret filtrerer både kalender og vagtliste.

Åbn Vagttyper og vælg “Tilføj vagttype”.

Skriv et tydeligt navn og vælg vagtens farvekode.

Klik på en vagttype for at ændre navn eller farve.

Brug typeknapperne over kalenderen til at filtrere planen.

Åbn Medarbejdere og vælg “Tilføj medarbejder”.

Udfyld navn, e-mail, telefon og vælg rolle.

Efter oprettelsen vises en midlertidig adgangskode, som også kan kopieres.

Medarbejderen modtager en velkomstmail på Premium og vælger ny adgangskode ved første login.

Åbn medarbejderen og vælg “Nulstil login”, hvis der skal oprettes en ny midlertidig adgangskode.

Vælg “Opret ny vagt” – eller træk over et tidsrum i ugekalenderen.

Angiv navn, vagttype, lokation, dato, start, slut og nødvendigt antal medarbejdere.

Tilføj eventuelt en note med mødetid, adgang, påklædning eller andre praktiske oplysninger.

Hvis Understory er forbundet, kan du vælge en aktiv Experience.

Gem vagten. Nye manuelle vagter oprettes som kladde, indtil planen offentliggøres.

Slå “Gentag som serie” til i formularen for en ny vagt.

Vælg ugedag og antal forekomster – eksempelvis 52 torsdage.

Åbn senere en vagt i serien for at rette dato, tider, navn, note eller bemandingsbehov.

Ret feltet “Antal vagter i serien” for at forlænge serien eller annullere de sidste fremtidige vagter.

Klik på vagten i kalenderen eller på de tre prikker i vagtlisten.

Brug fanen Vagt til at rette navn, dato, start, slut, antal medarbejdere, Experience og note.

På en offentliggjort vagt vælger du, om ændringen skal adviseres eller gemmes som ny kladde.

Gem ændringerne. Medarbejdere på vagten adviseres efter de valgte regler.

Åbn vagten og vælg fanen Kopiér.

Vælg den nye dato og opret kopien.

Alternativt: Hold Ctrl nede og træk vagten til en ny dato i kalenderen.

Kopien oprettes som ubemandet kladde, selvom originalen er bemandet.

Åbn vagten og vælg “Slet vagt” på fanen Vagt.

Hvis vagten er bemandet, vælg “Vis bemanding” og fjern først medarbejdere og gæster.

Når bemandingen er 0, bekræfter du sletningen i dialogen.

Vagten fjernes fra kalender, liste og personlige kalenderabonnementer.

Uge viser vagter proportionalt på dagens tidslinje – eksempelvis 11–16.

Måned giver et kompakt overblik over alle datoer og vagter.

Den sammenklappelige vagtliste viser kommende vagter med bemanding og detaljer.

Brug pilene eller “I dag” til at flytte perioden.

Vælg en vagttype over kalenderen, eller brug “Alle vagter”.

Vælg en bestemt lokation i lokationsfeltet.

Slå “Vis kun mine vagter” til for kun at vise dine egne tildelinger.

Filtrene påvirker både kalenderen og den planlagte vagtliste.

Nye manuelle vagter, kopier og importerede Understory-events starter som kladder.

Kladder er kun synlige for Administratorer og Vagt Plannere.

Vælg “Offentliggør plan”, og vælg uge, måned eller en valgfri periode.

Gennemgå antallet af kladder, ubemandede vagter og berørte medarbejdere.

Bekræft særskilt, hvis planen offentliggøres med ubemandede vagter.

Hver berørt medarbejder modtager én samlet mail med sine vagter.

Åbn “Planregler” fra planens top.

Angiv minimumshvile, maksimale ugentlige timer og maksimale arbejdsdage i træk.

LETVAGT blokerer altid direkte overlap og godkendt eller registreret fravær.

Andre advarsler kan tilsidesættes med en skriftlig begrundelse, der gemmes i auditloggen.

Åbn vagten og vælg fanen Bemanding.

Vælg medarbejderen og kontrollér eventuelle konflikter.

Tildel medarbejderen. Der kan ikke tilføjes flere end vagtens angivne behov.

Vælg “Fjern” ved personen for at tage vedkommende af vagten.

Ret først “Antal medarbejdere” på fanen Vagt, hvis kapaciteten skal udvides.

Åbn vagtens fane Bemanding.

Skriv gæstens navn og e-mail, og vælg “Tilføj gæst”.

Gæsten tæller med i bemandingen, men oprettes ikke som bruger.

Gæsten modtager en vagtmail med tider, lokation, note og links til Google, Outlook og iCalendar.

Brug mailikonet ved gæsten for at gensende vagtmailen.

Medarbejderen åbner en fremtidig vagt med en ledig plads og vælger “Ønsk vagten”.

Ønsket vises i feltet “Vagtønsker venter” øverst på planen.

Administrator eller Vagt Planner åbner feltet og godkender eller afviser.

Ved godkendelse tildeles medarbejderen, hvis der stadig er plads. Øvrige ønsker afvises automatisk, når vagten er fuld.

Medarbejderen åbner en vagt, vedkommende selv er tildelt.

Vælg “Byt min vagt”, foreslå eventuelt en kollega og skriv en begrundelse.

Administrator eller Vagt Planner åbner “Vagtbytte venter”.

Vælg en afløser og godkend – eller afvis anmodningen.

Tildelingen flyttes først ved godkendelsen. På Premium sendes mail om resultatet.

Nye firmaer og medarbejdere får en velkomstmail.

Medarbejdere får mail ved nye vagttildelinger og afgørelser om ønsker eller bytte.

En offentliggjort plan sendes som én samlet besked til hver berørt medarbejder.

På månedens sidste dag sendes næste måneds personlige vagtliste som PDF.

Gæster modtager en særlig vagtmail med kalenderlinks.

Åbn profilbilledet øverst til højre og vælg “Min profil”.

Ret navn, e-mail og telefon.

Vælg et JPG-, PNG- eller WebP-billede på højst 5 MB.

Gem profilen. E-mailadressen bruges også som login.

Alle brugere kan som udgangspunkt se virksomhedens offentliggjorte plan.

Slå “Vis kun mine vagter” til over kalenderen.

Kalenderen og vagtlisten viser nu kun de vagter, du selv er tildelt.

Slå filteret fra igen for at se hele planen.

Vælg “Mine vagter som PDF” over kalenderen.

Vælg “Denne uge” for den aktuelle mandag–søndag.

Vælg “Måned” og angiv måned, hvis du vil hente en hel måned.

PDF-filen indeholder kun dine egne vagter og er opstillet som liste – ikke kalender.

Åbn profilmenuen → Min profil og find “Min kalender”.

Vælg Google Kalender, Outlook eller Apple Kalender.

Kalenderen er skrivebeskyttet og viser kun dine egne offentliggjorte vagter.

Nye, ændrede og slettede vagter synkroniseres automatisk, når kalenderudbyderen opdaterer abonnementet.

Vælg “Nulstil link”, hvis det gamle link skal stoppes. Kalenderen skal derefter tilføjes igen.

Log først ind med din almindelige LETVAGT-konto.

Åbn Min profil og vælg “Forbind Microsoft”.

Vælg din Microsoft-arbejdskonto og godkend forbindelsen.

Fremover kan du vælge Microsoft-login på login-siden.

Log først ind med din almindelige LETVAGT-konto.

Åbn Min profil og vælg “Forbind Google”.

Vælg den Google-konto, der har samme e-mailadresse som din LETVAGT-bruger.

Godkend forbindelsen. LETVAGT anmoder kun om grundlæggende identitet: navn og verificeret e-mail.

Fremover kan du vælge Google-login på login-siden.

Åbn Timer, eller højreklik på din egen vagt og vælg “Registrér timer”.

Se den planlagte vagt øverst som reference.

Angiv faktisk start, faktisk slut og ubetalt pause.

Tilføj eventuelt en note og send timeregistreringen til godkendelse.

Du kan rette registreringen, indtil den er godkendt eller sendt tilbage.

Åbn Timer og find “Afventer godkendelse”.

Godkend registreringen, eller afvis med en besked om, hvad medarbejderen skal rette.

Åbn allerede godkendte timer for at rette dem som planlægger.

Vælg “Send tilbage”, hvis medarbejderen igen skal have mulighed for at rette.

Åbn Fravær eller Min profil → Registrér fravær.

Vælg fraværstype, periode og om fraværet gælder hele dagen.

Tilføj eventuelt en kort bemærkning og send anmodningen.

Administrator eller Vagt Planner godkender eller afviser.

Godkendt fravær blokerer medarbejderen i bemandingen og viser berørte vagter.

Åbn fraværsformularen og vælg Sygdom.

Angiv dag eller tidsrum og skriv kun nødvendige oplysninger.

Sygdom registreres straks og kræver ikke godkendelse.

Administratorer og Vagt Plannere får besked og kan se, hvilke vagter der er berørt.

Find fraværet på Fravær eller under Min profil.

Vælg “Annuller” og kontrollér periode og type i bekræftelsen.

Bekræft annulleringen. Perioden fjernes fra den aktive fraværsoversigt.

Åbn profilmenuen → Integrationer og fold Understory ud.

Indsæt Client ID og Client Secret med de nødvendige Understory-rettigheder.

Forbind integrationen. Aktive Experiences synkroniseres og kan vælges på vagter.

Registrér LETVAGTs webhook hos Understory, så nye, ændrede og slettede events behandles automatisk.

Brug “Hent kommende events” for at importere eksisterende events fra dags dato og frem.

Kun aktive Experiences vises, når en vagt oprettes eller redigeres.

Understory-lokationer kan mappes til virksomhedens LETVAGT-lokationer.

Importerede events oprettes som Event-vagttype og som kladde.

Reserverede og samlede deltagerpladser vises direkte på den synkroniserede vagt.

Når et event slettes i Understory, annulleres den tilknyttede LETVAGT-vagt automatisk.

Åbn Integrationer → Danløn og indsæt det nødvendige refresh token.

Synkronisér for at hente ansatte og løntyper fra Danløn.

Map hver LETVAGT-medarbejder til den korrekte ansatte i Danløn.

Map hver vagttype til den korrekte lønart.

Gem mappingen, før medarbejdere forsøger at overføre godkendte timer.

Timerne skal være godkendt, og medarbejder samt vagttype skal være mappet.

Åbn Timer og vælg “Overfør til Danløn” ved registreringen.

Kontrollér bekræftelsen. Den samme registrering kan ikke overføres igen.

LETVAGT gemmer resultatet, så dobbeltoverførsel undgås.

Åbn profilmenuen → Priser.

Sammenlign Gratis, Premium og Enterprise. Alle niveauer forbliver synlige.

Acceptér de gældende salgs- og abonnementsbetingelser.

Vælg Premium for at fortsætte til Stripes sikre betalingsside.

Premium koster 299 kr. ekskl. moms pr. måned og omfatter op til 50 medarbejdere. Kontakt os ved 51 eller flere eller ved behov for arbejdslogin.

Åbn profilmenuen → Billing.

Se abonnementets status, kommende fornyelse og registrerede betalinger.

Åbn Stripe-portalen for betalingsoplysninger og fakturaer.

Brug “Opdatér betalingsstatus”, hvis en netop gennemført betaling endnu ikke vises.

Åbn Billing og vælg “Opsig aftale”.

Kontrollér konsekvensen i bekræftelsesdialogen.

Abonnementet fortsætter til udgangen af den allerede betalte periode.

Du kan også skifte til Gratis fra siden Priser, hvis kontoen overholder Gratis-grænserne.

Hver bruger logger ind med sin egen konto – del ikke loginoplysninger.

Alle kundeoplysninger er knyttet til virksomhedens tenant og kontrolleres server-side.

State-changing handlinger beskyttes med sessions- og CSRF-kontrol.

Integrationshemmeligheder krypteres på serveren.

Kontakt en Administrator for login-reset, hvis du mister adgangen.